КАИСА-Архив

В базе данных хранятся описания архивных документов, которые создаются с использованием электронного научно-справочного аппарата (НСА) архива.

Описание архивных документов осуществляется по общепринятой иерархической схеме:

Фонд — Опись с разделами — Единица хранения (дело) — Документ

К описаниям архивных документов можно присоединять файлы любого формата (все текстовые и графические форматы, PDF, аудио, видео). Эти файлы, а также электронные документы, не имеющие бумажного аналога, хранятся в электронном хранилище, доступ к которому возможен только через интерфейс информационной системы.

• Перед передачей информационной системы в архив производится конвертация данных из базы данных под управлением программного комплекса «Архивный фонд» в единую базу данных архива.

• Производится  конвертация в единую базу данных всех ранее созданных в подразделениях архива тематических баз данных и электронных справочников.

• Сотрудники архива в процессе своей ежедневной работы пополняют единую базу данных и электронное хранилище.

• Обеспечена конвертация из единой базы данных архива в базу данных под управлением ПК «Архивный фонд» для отчетности.

Осуществляется перевод в электронный формат научно-справочного аппарата (НСА) архива, обеспечивающего поиск и идентификацию документов, хранящихся в архиве.

Обеспечивается формирование и ведение в электронном формате основных видов каталогов и картотек:

• Систематического каталога,

• Именного каталога,

• Географического каталога,

• Предметного каталога,

• Картотеки организаций,

• Различных тематических картотек.

Обеспечена адаптация к особенностям сложившегося в конкретном архиве НСА.

Наряду с фондовой системой хранения документов, поддерживается нефондовая форма хранения документов в аудиовизуальных архивах.

• Контроль движения дел в архиве от подачи электронного требования до возвращения дела на полку в архивохранилище. Автоматизация ведения книг выдачи в хранилищах и журналов учета в читальных залах.

• Учет выполнения всех видов запросов, включая социальные, через личный кабинет на сайте архива, через ЕПГУ и МФЦ. Обеспечивается контроль оплаты платных услуг через ГИС ГМП.

• Выполнение заказов на сканирование дел, документов.

• Прием документов на государственное хранение, включая прием электронных документов.

• Учет работы с источниками комплектования.

• Формирование архивистами виртуальных выставок и тематических публикаций архивных документов.

• Исполнение платных услуг (предоставление удаленного доступа к полнотекстовым документам, выполнение заказов на копии и платных запросов) с оплатой онлайн через платежную систему.

• Каждый архив видит только свои объекты: фонды, описи, дела, НСА. При этом поддерживается ведение общих справочников архивов региона (схема классификации, географический указатель, учетные справочники). 

• Формируется Интернет-представление единого электронного каталога всех архивов региона. Читатель в общем читальном зале единым поиском может найти документы всех архивов региона.

• Для информатизации всех архивов региона необходим только один сервер, один программный комплекс "КАИСА-Архив", одно электронное хранилище для электронных документов и цифровых копий архивных документов. 

• Только одна служба технического обеспечения – общая для всех архивов региона обслуживает серверное оборудование и каналы связи.

• Формирование сводных показателей по всем архивам региона.

• Ведомственный архив источника комплектования ведет свой архив в единой информационной системе региона.

• По истечении срока ведомственного хранения формируется сдаточная опись, в которую включаются дела с истекшим сроком хранения.

• Сдаточная опись утверждается на ЭПК.

• Происходит автоматизированный прием дел в архивную опись государственного архива, или ее годовой раздел.

• Автоматизировано присвоение архивных шифров дел, прежние шифры сохраняются как делопроизводственный номер.

• Описания документов, входящих в состав передаваемых дел, становятся доступны для поиска сотрудникам государственного архива.

• портал архивов региона; 

• система электронного документооборота (СЭД);

• портал государственных услуг;

• информационная система МФЦ;

• ЕСИА;

• ГИС ГМП;

• специализированный личный кабинет сотрудника ПФР;

• интерактивные электронные карты.